Produtividade

Você é produtivo o suficiente?

Elizabeth Grace Saunders
23 de agosto de 2018
como atingir máxima produtividade

Produtivo: “Atingir ou produzir uma quantidade significativa de resultados”.
O suficiente: “Tanto quanto for necessário”.

Como coach de gerenciamento de tempo, estou plenamente consciente de que você poderia responder à pergunta “Sou produtivo o suficiente?” usando vários métodos. Também estou familiarizada com o fato de que indivíduos se classificam em um espectro de produtividade. A produtividade máxima de uma pessoa para uma determinada função em um ambiente específico pode ser muito diferente em relação à produtividade de outra pessoa. Essas variações resultam de uma combinação de habilidade intrínseca, nível de experiência, capacidade geral e vontade.

Para os fins desta discussão, estou restringindo a definição de “produtivo o suficiente” para saber se você está atendendo aos requisitos que seu trabalho demanda quando você opera no auge de seu desempenho pessoal. Esse processo de raciocínio é traçado no fluxograma abaixo, e nós o seguiremos passo a passo, respondendo a uma série de perguntas. Ao final, você deverá ter uma noção mais clara de se vai poder encerrar o dia sabendo que foi produtivo o suficiente ou se ainda pode melhorar.

descubra se você é produtivo

Pergunta 1: Estou cumprindo as expectativas?
Se “o suficiente” for definido como “o máximo ou o necessário”, a principal questão inicial é se você atende aos requisitos de seu trabalho. Para pessoas que têm um escopo de trabalho bem definido, responder a essa pergunta pode ser fácil: você atingiu os marcos do projeto? Respondeu aos clientes dentro dos horários especificados? Atingiu as metas de vendas? Se você tem um escopo de trabalho menos claro, pode ser um pouco mais difícil responder a essa pergunta, mas a resposta deve ser evidente se o seu gerente observou que você tem áreas que precisam ser aperfeiçoadas.

Se a resposta for positiva em relação às suas principais responsabilidades de trabalho, então você é produtivo o suficiente. Poderia fazer mais, mas não precisa trabalhar mais para atender às expectativas. Se a resposta for negativa, vá para a pergunta dois.

Pergunta 2: Essas expectativas são minhas e não de outras pessoas?
Esperar muito de si mesmo pode ser uma qualidade positiva, mas se você se encontra extremamente estressado ou trabalhando mais horas do que gostaria a fim de atender às expectativas que não são significativas para mais ninguém, sua qualidade positiva pode ter se tornado negativa.

Nessas situações, você precisa se perguntar com honestidade: essas expectativas são minhas e não requisitadas — ou potencialmente nem percebidas — pelos outros? Se a resposta for positiva, provavelmente você é produtivo o suficiente. Em vez de se culpar por aquilo que não está fazendo, é hora de reduzir suas expectativas em relação a si mesmo para um nível viável, alinhado com o de todas as outras pessoas. Caso a resposta seja negativa, ou seja, as outras pessoas realmente se importam com essas expectativas, prossiga para a próxima pergunta.

Pergunta 3: Estou administrando meu gerenciamento de tempo e usando recursos de produtividade?
Uma vez que você tenha percebido que não está atendendo às expectativas que realmente são importantes para cumprir sua função, precisará avaliar se está gerenciando seu tempo e usando recursos de produtividade.

Vamos analisar com um pouco mais de profundidade as duas partes dessa questão.

A primeira parte é: “Estou conseguindo administrar meu tempo”?. Do meu ponto de vista como coach de gerenciamento de tempo, a questão significa se você é proativo na forma que distribui seu tempo e esforço. Isso inclui organizar prioridades, planejar seu tempo, estabelecer limites e ficar concentrado quando estiver trabalhando. (Dica: se você verifica obsessivamente seu e-mail, mídia social ou telefone e tem pouco ou nenhum tempo dedicado ao trabalho, provavelmente não está atendendo às expectativas nessa área.) Essa é a parte estratégica de seu relacionamento com o tempo.

A segunda parte é: “Estou usando recursos de produtividade?”. Do meu ponto de vista, essa parte da pergunta implica utilizar as ferramentas disponíveis para ajudá-lo a alcançar a eficiência. Isso pode incluir ter uma lista de tarefas por escrito em vez de manter tudo memorizado, usar ferramentas como o SaneBox ou outros sistemas de filtragem de e-mail, delegar mais ou aprender como usar suas ferramentas existentes com mais eficácia. Essa constitui a parte estratégica de seu gerenciamento de tempo.

Se puder responder positivamente com confiança a ambas as perguntas acima, então, dentro de seu conjunto de habilidades atual, eu diria que você provavelmente é produtivo o suficiente — está fazendo o melhor possível dentro das circunstâncias. Se responder não a um ou mais dos itens acima, você provavelmente não é produtivo o suficiente, o que significa que não está produzindo o máximo que pode nas circunstâncias.

Como se tornar produtivo o suficiente
Se você chegar ao final do fluxograma e reconhecer que provavelmente não é produtivo o suficiente, é hora de avaliar seus resultados e determinar os próximos passos.

Uma possível providência inclui a negociação de expectativas. Se você acredita estar controlando seu gerenciamento de tempo e usando seus recursos de produtividade (então, em um sentido pessoal, você é produtivo o suficiente), mas ainda se preocupa em não atender às expectativas, converse com seu gerente. Organize seus diferentes projetos e prazos, bem como suas estimativas de trabalho e a quantidade de tempo. Então veja se consegue incluir ajustes em suas responsabilidades. Se o seu gerente quiser considerar um sistema simples para o planejamento geral de recursos, ferramentas como o float.com podem ajudar.

Outra medida possível consiste em aperfeiçoar suas habilidades de gerenciamento de tempo. Se você não está planejando, priorizando e focando em determinados momentos ao longo do dia, e seu emprego requer qualquer tipo de trabalho proativo, tenho 98,2% de certeza de que você está deixando a produtividade de lado. É responsabilidade sua obter a ajuda necessária para melhorar essas habilidades.

Isso se aplica também aos recursos de produtividade. Se você não estiver utilizando nenhuma ferramenta — nem mesmo as de papel — que possa ajudá-lo a se manter organizado, muito possivelmente estará perdendo alguma oportunidade e desperdiçando tempo. Eu trabalharia para melhorar essas áreas antes de solicitar ajustes que façam diferença nas expectativas.

Se você anda se perguntando se é produtivo o suficiente, essa é uma maneira de responder à pergunta do ponto de vista do gerenciamento de tempo. Espero que a resposta permita que você se sinta um pouco mais aliviado ou que encontre motivação para fazer o que puder para melhorar a situação atual.
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Elizabeth Grace Saunders é coach de gerenciamento de tempo e fundadora do programa Real Life E Time Coaching & Speaking. É autora dos livros How to invest your time like money e Divine time management.
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Tradução: Antonio Carlos Costa

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