Estresse

Para proteger a cultura da empresa, são necessárias regras de uso do e-mail

Maura Thomas
19 de outubro de 2018
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Uma nova pesquisa conduzida pela Virgina Tech University comprova o que quase todos os trabalhadores do conhecimento já sabem: acessar o e-mail fora do expediente causa ansiedade, o que prejudica não apenas a eles, mas também sua família.

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Uma constatação impressionante do estudo é que não apenas o tempo dedicado à leitura e resposta dos e-mails fora do horário de trabalho estressa o funcionário (e seu cônjuge). Na verdade, o que causa mais ansiedade é a simples expectativa de disponibilidade para trabalhar fora do escritório.

Veja este exemplo: uma gestora não espera obter resposta a seus e-mails fora do horário do expediente ou durante as férias de um subordinado, mas nunca deixa isso explícito. Pelo contrário, parte do princípio de que “todos estão cientes”, considerando assim que, no meio-tempo, não haveria mal algum em enviar mensagens, que ficariam meramente pendentes até o retorno do funcionário. Na realidade, porém, o funcionário nem sabe disso, e acessa o e-mail fora do horário de trabalho (às vezes por saber que outros funcionários também entram). Isso gera a expectativa de verificar o e-mail enquanto está fora, e essa crença é reforçada pelo fato de que a própria gestora parece estar trabalhado em todas as horas. A falta de objetividade e a diferença de suposições dão origem a uma cultura insalubre.

Isso condiz perfeitamente com minha visão de produtividade, do ponto de vista de palestrante e instrutora — uma situação tão ruim que prende o funcionário ao e-mail durante o expediente, complicando tarefas mais relevantes — e mais positivas. Sob a pressão de entrar no e-mail mesmo à noite, no fim de semana e nas férias, há uma queda de qualidade no trabalho, já que o funcionário nunca tem a oportunidade de descansar e limpar a mente. Sem ter o tempo necessário para um reequilíbrio mental, torna-se menos criativo, menos concentrado e menos ponderado. Há uma sensação de estresse e desequilíbrio — o que dá toda a margem para o esgotamento.

O problema apresenta três componentes:

1. Os funcionários costumam verificar o e-mail o dia inteiro e não conseguem “desativar” esse comportamento só por já terem encerrado o expediente.

2. Gestores não estão imunes ao item acima, e também não estão conscientes de suas expectativas de comunicação depois do trabalho. As políticas implícitas e as práticas que permeiam a empresa decorrem da conduta dos gestores, mesmo sem perceber a influência dos próprios hábitos sobre a cultura.

3. Os funcionários entendem que, assim como os gestores ou outros funcionários da empresa estão mandando e-mails fora do horário, também devem mandar.

Cada um dos componentes alimenta os demais, o que cria um ciclo de aceleração na empresa e conduz a uma cultura propensa ao estresse e à ansiedade. Se você, como gestor, passa por isso, poderá proteger os funcionários e suas famílias da ansiedade provocada pela expectativa de disponibilidade fora do expediente. A solução deverá incluir os três componentes.

Primeiro, você precisa esclarecer suas expectativas, que podem divergir imensamente do que os funcionários imaginam ser, conforme ilustrado acima.

Sem uma comunicação clara, restará aos funcionários pressupor o que você espera deles. Ao ser explícito, você deixa claras suas expectativas, o que seria um favor a todos. Diga algo do tipo: “Julgamos que o tempo fora do trabalho é importante, e esperamos que vocês se desconectem do e-mail empresarial depois do expediente, aos fins de semana e durante as férias. Caso surja um assunto relevante, entraremos em contato por telefone ou mensagem de texto.”

O principal de uma notificação desse tipo é que não apenas define expectativas gerais — tais como a importância de aproveitar o tempo fora da empresa e de se desconectar — como também ajuda a definir expectativas mais específicas, como as formas adequadas de se comunicar e as circunstâncias em que é necessário.

Minha recomendação é a de que você entre em mais detalhes: criar diretrizes de comunicação, transmiti-las claramente e cumpri-las, mesmo durante o expediente. Indique os canais de comunicação apropriados para cada situação. Por exemplo, se no expediente a equipe costuma enviar e-mails referentes a questões urgentes ou com prazos, os funcionários nunca se sentirão à vontade para fechar a janela de e-mail e fazer outros trabalhos essenciais. Os funcionários precisam ficar de olho no e-mail o tempo inteiro, o que desvia a atenção de outras tarefas. Essa distração constante prejudica a concentração e os impede de aprimorar sua gestão de atenção, deixando a sensação de um dia ocupado mas não produtivo. O e-mail não foi feito para ser uma comunicação imediata, e mesmo que seja tratado como tal, no fundo é uma péssima ideia.

Em vez disso, informe os funcionários de que, em circunstâncias que sejam urgentes ou exijam resposta imediata, você quer que enviem um SMS ou telefonem (da mesma forma que fora do expediente), ou resolvam pessoalmente. Deixe claro que o e-mail deve ser usado apenas para pedidos de rotina ou para comunicações que não exijam resposta imediata, seja qual for o dia ou o horário. Isso evitará o hábito de distrações constantes durante o expediente, e ameniza a necessidade de entrar no e-mail depois do trabalho. Sobretudo, você mesmo deverá dar o exemplo de comportamento. Caso um funcionário envie um e-mail com um pedido urgente, a única maneira de demonstrar seu posicionamento é não ver o e-mail na mesma hora, o que condiciona a equipe a utilizar um canal mais adequado.

Além das políticas de e-mail e de priorização de assuntos urgentes ou com prazos, as diretrizes de comunicação poderão incluir as expectativas a respeito do propósito das reuniões, o melhor método de utilização de ferramentas de gestão, tais como Asana, Basecamp ou Trello, e as circunstâncias em que os funcionários deverão empregar wikis ou ferramentas de mensagens, como Slack ou Twist. Essas especificações proporcionarão um número mais baixo de e-mails que exijam resposta dos funcionários.

A clareza nas diretrizes dará aos funcionários o espaço para se sentirem à vontade para fechar a janela de e-mail, ou ainda utilizar a tecnologia a seu dispor para dedicar toda a concentração a serviços importantes, o que por vezes é chamado de “deep work”, ou trabalho profundo.

Tudo isso implica que o gestor precisa moderar seus próprios hábitos de acessar e-mails tarde da noite, e perceber os benefícios por si próprio. E ninguém, nem mesmo o chefe, deve se ver obrigado a ler e-mail durante as férias. Se, na sua empresa, isso não parecer uma ideia viável, é provável que você tenha de lidar com problemas que não se resumem momentos de folga.

À medida que põe em prática essas alterações, você notará uma mudança na cultura do ambiente de trabalho. Ao ficar “sempre disponível” e conectado ao e-mail 24 horas por dia, você pode até acreditar que esteja sendo produtivo. Porém, conforme indicado pela pesquisa da Virginia Tech, na verdade você está intensificando o estresse do funcionário e criando desavenças entre ele e a família, o que, em última instância, leva a uma perda de produtividade. Não é um quadro sustentável para contratar e manter os melhores funcionários ou fomentar o êxito da empresa.


Maura Thomas é uma premiada palestrante internacional e instrutora sobre produtividade individual e empresarial, gestão de atenção e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. É palestrante do TEDx, fundadora da plataforma RegainYourTime e autora dos livros Personal Productivity Secrets e Work Without Walls. É convidada com frequência a grandes empresas e recentemente recebeu o título de palestrante líder entre os Top Leadership Speakers of 2018, pela revista Inc. Magazine.


Traduzido por Clayton Rodrigo Cardoso.

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