Reuniões bem conduzidas permitem que você e sua equipe esclareçam questões, determinem direções e levem os objetivos adiante. Elas são fundamentais para o sucesso da equipe. No entanto, parece que nunca há tempo suficiente para planejar e realizar adequadamente as reuniões.

Talvez seja hora de repensar se você deve liderar suas reuniões. Quando trabalho com gestores e executivos, muitas vezes me surpreendo com o número de vezes que a liderança da reunião é assumida por pessoas na posição mais alta na sala.

Reconheço que se for um grupo pequeno ou uma reunião para atualização de um projeto, pode ser importante para os executivos e líderes do projeto assumir a liderança por uma questão de simplicidade e tempo. Mas quando a reunião contém oito ou mais participantes e abrange uma grande variedade de tópicos, é melhor pensar em quem deve organizar e liderar as discussões – e essa pessoa talvez não seja você.

Permitir que uma reunião seja liderada por outros pode trazer benefícios importantes. Destacarei, a seguir, três deles juntamente com perguntas que o ajudarão a escolher melhor quem assumirá essa tarefa.

1. Desenvolva seu staff.
A capacidade de administrar discussões é uma habilidade importantíssima, e sua reputação e influência aumentarão à medida que as pessoas de sua equipe acumularem experiência. Liderar reuniões permite que elas exercitem esses músculos durante o curso normal do trabalho, o queem geral é mais eficiente e produtivo que inscrevê-las num programa de treinamento.

–   Quem mais se beneficiaria com a oportunidade de liderar uma reunião? Quem precisa decidir sobre as práticas para dominar essa competência crítica? Praticar com você na sala é o ideal porque permite que a pessoa aprimore seu desempenho quando observada e que você observe e forneça feedback para que ela aprimore seu desenvolvimento.

–   Quem é novo no grupo e poderia crescer se lhe for dada a função de organizar e liderar as próximas reuniões? Isso pode parecer que você os está jogando na fogueira, mas vale lembrar que na maioria dos casos o desenvolvimento começa quando as pessoas são tiradas de sua zona de conforto.

2. Garanta que discussões críticas sejam efetivamente articuladas.
Uma facilitação habilidosa cria um fluxo de discussões, suscita pontos de vista divergentes e atinge os objetivos da reunião com direção clara e finalidade precisa. Embora você possa ter fortes habilidades facilitadoras, é possível que outras pessoas possam realizar um trabalho igual ou melhor que o seu, principalmente se elas tiverem pontos fortes únicos que possam contribuir para determinada discussão.

–   Quem tem melhores habilidades de facilitação, principalmente quando os tópicos ou o grupo são difíceis de administrar? Quem tem mais empatia quando diferentes culturas, personalidades ou perspectivas precisam ser observadas e incluídas? Às vezes, a habilidade mais importante numa reunião é a capacidade de dar às pessoas um senso de pertencimento para que elas possam se sentir ouvidas e suas ideias tenham algum impacto. Pessoas sensíveis e com habilidades de facilitação podem ser bem-vindas numa discussão complexa com várias perspectivas e interesses ou quando falta clareza sobre a situação.

–   Quem em seu grupo está menos envolvido nos resultados da reunião e, portanto, em melhor condição de coordenar a discussão em vez de acrescentar conteúdos? Administrar reunião requer muita atenção à dinâmica — caso alguém precise ser ouvido ou um item de ação precise ser atribuído —, ou a discussão perderá o sentido. É difícil para alguém intimamente comprometido com os resultados manter um bom nível de neutralidade.

3. Ouça, reflita e foque no seu input.
Se você não está conduzindo a reunião, está liberado para contribuir com suas observações, experiência e perspectivas. Além das questões acima, pense no seguinte:

–   Existe alguém de outra parte da organização que poderia liderar a reunião para que você e qualquer pessoa do grupo pudesse focar no tópico? Se essa pessoa estiver familiarizada com seu projeto ou grupo, pode ser útil, mas não é um pré-requisito. Existem também facilitadores habilidosos em conduzir reuniões que fazem isso como profissão. Muitas vezes, é uma boa opção convidar uma pessoa externa, principalmente quando as tensões estão acima do normal, ou um observador não tendencioso, para administrar discussões difíceis. No entanto, no longo prazo, o ideal seria criar essa capacidade e dela dispor dentro da organização.

Quando você decidir transferir a liderança de uma reunião para outra pessoa, explique seu raciocínio para o grupo. E não pense que você está liberado: você ainda é o responsável pelo bom andamento da reunião.

Sua equipe deve saber quanto é importante essa competência para convocar e liderar habilmente as discussões e que sua expectativa é promover sempre reuniões construtivas e proveitosas. Você pode até encorajar as pessoas a incluir habilidades de facilitação de reuniões em suas metas de desenvolvimento. Oferecer-lhes essa oportunidade tanto amplia essa capacidade no grupo como idealmente leva a reuniões mais produtivas e racionais. E as pessoas realmente desejarão participar de suas reuniões.
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Paul Axtell tem mais de 35 anos de experiência como consultor de efetividade de pessoal e como instrutor corporativo. Ele passou os últimos 15 anos organizando e liderando programas que melhoram o desempenho individual e de equipes em grandes organizações. Seu último livro, Meetings matter: 8 powerful estrategies for remarkable conversation foi indicado como finalista para o Prêmio de Melhor Livro nos Estados Unidos, de 2015.

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