O layout de espaços abertos de trabalho, altamente difundido nos últimos anos, foi idealizado por arquitetos e projetistas na tentativa de reduzir barreiras físicas e hierárquicas típicas das grandes organizações e gerar maior inclusão. Entretanto, o assim chamado “open space”– que deveria facilitar a comunicação entre indivíduos e equipes, potencializar a criatividade e aumentar a produtividade – hoje em dia é alvo de crescente desconfiança. A questão central a se avaliar é: o modelo open space realmente traz benefício para indivíduos e equipes da organização?

É difícil analisar prós e contras desse modelo, tendo em vista que muitos dos supostos benefícios apontados pelos seus apoiadores – a facilidade na comunicação, a melhor organização dos espaços, mais transparência, maior integração entre os membros das equipes, facilidade de limpeza e, consequentemente, mais saúde e bem-estar – nem sempre são alcançados ou desfrutados pelos trabalhadores.

A partir de conversas informais com colaboradores de empresas públicas, privadas e organizações sem fins lucrativos, sediadas em Brasília, levantei informações que, somadas à minha própria experiência, compartilho nesse artigo.

O open space realmente pode facilitar a comunicação entre colegas, mas também gera desconforto para quem quer se concentrar. Dentro de um ambiente corporativo onde habita a diversidade, cada pessoa tem seu estilo: os mais analíticos ou introvertidos preferem trabalhar em silêncio; os comunicativos gostam de compartilhar suas ideias; e os práticos focam-se no trabalho, mas em alguns momentos também gostam de conversar e brincar com os colegas.

Além dos perfis mais comuns, pode existir na equipe alguém cujo comportamento é extremista, seja exigindo um silêncio exagerado, quase patológico, seja interrompendo os colegas de forma incessante, para discutir sobre os temas mais diversos.

No open space é comum o uso de fones de ouvido. Esse hábito acarreta isolamento em vez de proximidade. Ainda assim, alguns profissionais que optam por sua utilização reclamam que o volume da voz de alguns colegas chega a ser superior ao som das músicas. O contrário também vale. Há pessoas que ouvem música no volume máximo, sem perceber que o som pode perturbar quem está próximo. Na convivência diária, além do volume, os timbres de voz, principalmente os mais agudos, transformam-se em motivos de irritação e até antipatia.

As queixas relacionadas aos ruídos são as mais comuns. Alguns profissionais acreditam ter sido boicotados propositalmente por colegas de sua equipe, toda vez que receberam uma demanda urgente de algum superior. Nessas ocasiões, afirmam, em vez de colaborar, esses colegas tentaram prejudicar seu desempenho, falando alto e dando gargalhadas. Outros acreditam que não há boicote intencional, mas que muitos colegas simplesmente não percebem o quanto o barulho que fazem incomoda os demais.

Outra queixa frequentemente associada ao modelo open space diz respeito à maneira de lidar com os telefonemas: “Há pessoas que ficam o tempo todo conversando sobre assuntos pessoais, gerenciando questões domésticas, marcando consultas e incomodando quem quer trabalhar”, comentou um servidor público. Uma profissional de empresa privada disse se sentir incomodada tanto pelo ruído das conversas no telefone fixo, quanto pelo volume e a frequência dos toques dos celulares esquecidos pelos colegas que se ausentam da sala. Disse, ainda, que já experimentou atender o celular de uma colega nos momentos que ela se ausentava, mas desistiu ao perceber que sua própria produtividade estava sendo afetada.

Sabe-se, ainda, que as pessoas têm ritmos próprios e, na maioria das empresas, os horários de trabalho seguem certa flexibilidade. Nesse sentido, um empregado público comentou: “enquanto alguns chegam às oito horas, outros chegam entre nove, dez. Do mesmo modo, quando aqueles que chegam cedo saem para almoçar ao meio-dia, os que chegam mais tarde estão no auge do trabalho e se distraem ao perceber que algum colega está saindo. Dessa forma, é inevitável que essas pessoas incomodem umas às outras com o barulho e a movimentação.”

A organização dos espaços, embora tenha sido desenhada para ser prática e bonita, nem sempre é eficiente no modelo open space, pois cada um organiza ou acumula seus pertences em suas baias, conforme critérios individuais, não padronizados. Dessa forma, do lado de uma área de trabalho limpa e bem decorada, pode ter um colega que mantém seus documentos em caixas de papelão velhas, sujas e amontoadas. No quesito saúde, é bom lembrar que as viroses se espalham com rapidez nesse ambiente sem barreiras.

Alguns profissionais do terceiro setor, ou que atuam em agências do governo, indicaram a sensação de serem vigiados como a consequência mais prejudicial no modelo open space. Um executivo, bastante indignado, comentou: “Até mesmo se eu estiver fazendo uma pesquisa para o trabalho, meus superiores esticam os olhos e se inclinam para conferir o que estou fazendo no computador. Dá vontade de gritar: ‘Veja aqui, eu estou trabalhando!’ Fico bastante chateado. Já temos tantas restrições, gostaria de trabalhar com um pouco mais de liberdade.” Uma assessora de uma organização não governamental comentou que embora trabalhe bastante e sua chefe valorize seus resultados, fica constrangida em abrir o email pessoal ou se distrair um pouco navegando na Internet. Ela lamentou: “A tela fica exposta o tempo todo e eu me sinto exposta também.” Na prática, ficam os questionamentos: até onde a transparência pode ser confundida com invasão de privacidade? É importante garantir um mínimo de privacidade para as pessoas no ambiente de trabalho? Alguns relataram que, dependendo da altura das divisórias, espaços abertos podem permitir um pouco de privacidade, pois as telas dos computadores não ficam expostas. Por outro lado, as divisórias dão a falsa sensação de privacidade e as conversas que deveriam ser privativas podem ser ouvidas pelos demais colegas. “Por mais que meu chefe seja educado, bronca é bronca. Eu preferia que ninguém escutasse”, comentou uma colaboradora de uma agência internacional.

Uma suposta integração, entendida como maior proximidade entre as pessoas, acaba por tornar-se difícil e até inalcançável, em um ambiente onde as diferenças geram conflitos e inimizades. Ao serem forçados a se aproximar dos demais no modelo open space, os mais tímidos sentem-se invadidos e percebem a si mesmos como chatos. Se, por um lado, o modelo é percebido como uma oportunidade para maior inclusão entre indivíduos e equipes, por outro amplia a percepção quanto às diferenças de personalidade e de atitude, gerando para muitos um sentimento de exclusão, de não pertencimento ao grupo. Outro ponto de atrito é que nas as equipes nem todos têm a mesma afinidade. Assim, os convites para happy-hours, almoços entre colegas, tornam-se motivo para constrangimento. O evento torna-se público, mas nem todos são convidados. O incômodo é também para aquele que gostaria de fazer algo íntimo e às vezes, para não parecer indelicado, convida o colega, apesar de pouca ou nenhuma afinidade.

Iguais, mas diferentes

Muitos recla
mam que mesmo em espaços abertos, existe um sistema de privilégios. Alguns postos de trabalho são mais ventilados, iluminados, têm vista externa, enquanto outros não dispõem dos mesmos benefícios. A hierarquia profissional é outro argumento, pois nem sempre os chefes estão nos espaços abertos, ampliando, na prática, o distanciamento.

Uma técnica informou que seu superior fica em um “aquário”, uma sala fechada com janelas de vidro transparente nas divisórias, e observa tudo o que a sua equipe faz. “Enquanto a tela do meu computador fica exposta e eu não possa fazer nada pessoal, ele acessa o Facebook o dia inteiro. Quando chego em casa, vejo suas postagens realizadas em pleno horário de trabalho. O sentimento é de injustiça! Não é que eu queira passar o dia no Facebook. Quero um mínimo de liberdade.”

Espaços abertos geram maior produtividade?

De modo geral, profissionais que trabalham em espaços abertos afirmaram sentir mais cansaço ao longo da jornada de trabalho e no final do dia. O esforço para concentração faz com que precisem reler mais de uma vez o mesmo documento ou que tenham dificuldade para redigir até mesmo os e-mails. Uma mãe constatou: “O pior de tudo é que o horário que tenho para cuidar do meu filho é quando já estou exaurida.”

Aparentemente, apenas uma minoria de profissionais – principalmente, em equipes mais homogêneas e criativas, como aquelas que atuam nas áreas de comunicação e informática – preferem espaços abertos ou, simplesmente, não se incomodam em trabalhar nessas condições. Uma jornalista comentou que a ausência de privacidade não é um incômodo, pois ela se sente à vontade diante dos colegas e superiores para fazer suas pesquisas pessoais ou profissionais. Um grupo de analistas de TI disse trabalhar num ambiente descontraído, utilizar fones de ouvido e conversar por chat para não atrapalhar quem precisa de silêncio.

Isso demonstra que cabe à organização, antes de realizar altos investimentos com configuração e reconfiguração de layout, conhecer melhor o perfil das suas equipes, ouvir suas preferências, apresentar os dados estatísticos de estudos sobre ergonomia do trabalho, para assim poder escolher de forma estratégica e, sobretudo, humana, qual modelo deverá ser adotado pela empresa. Uma escolha motivada apenas pelos lucros gerados pela redução do espaço pode gerar prejuízos graves, como absenteísmo ou baixa produtividade.

Investi em espaço aberto, e agora?

Para aqueles que investiram recentemente em escritórios open space, estabelecer regras de convivência, com certa flexibilidade, pode ser uma alternativa. Para gerar produtividade e bem-estar, o projeto deve englobar medidas educativas e medidas de infraestrutura.

Embora o levantamento tenha ficado restrito aos profissionais que atuam em Brasília, sabe-se que pesquisas estão sendo realizadas no Brasil e exterior com resultados semelhantes. E você, prefere trabalhar em espaços abertos?

 

O Foco da edição de outubro da HBR Brasil será o Espaço de Trabalho do Século 21. Os artigos discutirão como encontrar o equilíbrio entre privacidade e transparência e a tendência de incentivar a “colisão” de pessoas para aumentar a produtividade e a criatividade.

Adriana Lombardo é especialista em Gestão Estratégica Internacional, Liderança e Inovação. coaching@adrianalombardo.com

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