“Não é justo. Há sempre muita coisa para fazer. Todo mundo continua mandando cada vez mais trabalho para mim. Eu me sinto tão perdido”.

Soa familiar? Sim? Então você não está só. Muitos se sentem sobrecarregados com pedidos que chegam de todos os lados e se sentem vítimas das circunstâncias. Assim, costumam atribuir a forças externas o motivo da falta de tempo para fazer exercícios, de trabalhar excessivamente e de enfrentar dificuldade com todas as tarefas que precisam ser feitas. Embora, ocasionalmente, haja situações fora de controle (como lutar com uma gripe, por exemplo), muitas não estão. E mesmo que, em curto prazo, possa ser gratificante responsabilizar os outros, agir assim em relação à administração do tempo pode enfraquecer você no longo prazo.

Bancar a vítima nesse contexto pode impactar negativamente outros aspectos do cotidiano. A tendência é começar a se preocupar excessivamente na hora de interagir com os outros pelo medo de que adicionem ainda mais coisas na sua carga já pesada. Se você acredita que nunca pode dizer “não”, seu “sim” pode ter mais a ver com obrigação e ressentimento do que com compromisso. O peso pode impedir o planejamento de atividades ou interferir na eficiência do trabalho, considerando que nessas situações é comum acreditar que sempre haverá mais tarefas independentemente de qualquer coisa, e que será impossível dar conta de todas. Assim, muitos desistem de tentar por acreditar que irão falhar, não importa o quanto se esforcem.

Trabalhando como coach para ajudar clientes a lidar com o tempo, observei que boa parte tinha maior capacidade de controlar a situação do que imaginava. Mas o avanço depende do exercício da autonomia e não de esperar que o entorno mude. Muitos costumam, por exemplo, responsabilizar as empresas de cartão de crédito por suas dívidas em vez de aceitar que escolheram gastar mais dinheiro do que tinham. Mas, somente ao admitir que podem — e devem — mudar e, em seguida, tomar medidas para isso, é que as coisas podem voltar ao equilíbrio.

O caminho para sair dessa mentalidade vitimista é parar de responsabilizar os outros e administrar melhor seu cotidiano, assumindo o compromisso de mudar a si mesmo. Confira três medidas concretas que ajudam a retomar o controle do seu tempo:

Observe suas reações. Procure se tornar consciente de como responde quando a maneira como administra seu tempo se desalinha com suas prioridades. Você costuma procurar culpados? “Meu chefe sempre me sobrecarrega”. Sente pena de si mesmo? “Eu só me dou mal, mais um dia estressante. Vou pegar um pouco de sorvete para me sentir melhor”. Rejeita conselhos ou sugestões? “Como minha esposa se atreve a sugerir que eu mude minha rotina de trabalho para chegar mais cedo em casa? Isso simplesmente é impossível!”. Você nunca diz não a um novo projeto? Sempre define limites? Pede apoio?

Reconheça o seu papel. Entenda que é você que deve tomar decisões quanto se trata de definir como vai administrar o seu tempo. Há certas situações, claro, em que é preciso simplesmente executar o que deve ser feito para que as coisas caminhem rapidamente. Isso acontece, por exemplo, quando um prazo final se aproxima, durante as preparações de lançamento de um novo projeto ou na hora de elaborar relatórios anuais. Mas a sobrecarga não precisa ser a norma. Ninguém tem culpa do fato de que você tem muito para fazer e não costuma comunicar isso às pessoas. É sua responsabilidade.

Mesmo em empresas de consultoria de renome, conhecidas pelas agendas rigorosas de trabalho, há espaço para o diálogo aberto sobre a administração do tempo. Por exemplo, a Boston Consulting Group estabeleceu um programa formal mundial chamado PTO — Predictability (previsibilidade), Teaming (parceria) e Open Communication (comunicação aberta) — que ajuda a estabelecer prioridades e metas de tempo livre para todos os membros da equipe. Faz parte do esquema que trabalhem juntos de forma que cada um tenha um período livre toda semana para ficar completamente fora do projeto. Para ajudar isso acontecer, os grupos discutem semanalmente sobre como se sentem e o valor que podem oferecer aos clientes. Cada indivíduo deve reconhecer o seu papel e falar honesta e abertamente sobre suas necessidades, em vez de esperar que outros identifiquem automaticamente quando se sentem sobrecarregados. Você pode assumir a mesma responsabilidade onde trabalha em relação à administração do seu próprio tempo, mesmo sem um programa formal.

Procure cultivar o autodomínio. Independentemente de como se comportou no passado em determinadas situações ou com pessoas específicas, você tem a oportunidade de tornar o futuro diferente. Comprometa-se a mudar, optando por responder ao ambiente, em vez de simplesmente aceitar o que atravessa seu caminho.

Não ocupe o lugar de vítima e se aproprie da situação e do seu tempo. Talvez seja preciso se impor quando sentir que alguém te fez um pedido nada razoável e que pode te sobrecarregar. Tenha uma lista de projetos à mão quando for a reuniões. Assim, se surgir um novo trabalho, você pode avaliar a importância em relação aos seus outros compromissos. Se parece que não há tempo suficiente para isso, proponha uma discussão sobre prioridades durante o encontro ou retome o assunto com quem é necessário.

Além disso, defina regras e limites claros para evitar assumir tarefas que não são suas. Por exemplo, se você tem funcionários que costumam entregar o trabalho no último minuto e com muitos erros, exija que enviem por partes e com antecedência. Isso permite que você devolva e peça correções em vez de ter que refazer por causa do prazo apertado.

Finalmente, se você estiver numa situação em que não é possível determinar novos limites (por exemplo, um uma empresa que te liga 24 horas por dia) nem melhorar a gestão do tempo, talvez seja a hora de considerar se está no lugar certo. Algumas posições não permitem cultivar um estilo de vida sustentável, não importa o que tente fazer. Não há nada de errado em decidir sair.

Assumir a responsabilidade por suas escolhas em relação à administração do tempo permite parar de desperdiçar energia responsabilizando os outros. Assim, você pode redirecionar seus esforços para responder de forma produtiva às pessoas e situações ao redor. Com esse foco, aumentam suas chances de ter tempo suficiente para fazer o que é importante para você.

Elizabeth Grace Saunders é autora de How to Invest Your Time Like Money, Harvard Business Review Press, 2015. Atua como coach para a administração do tempo e é fundadora da Real Life E Time Coaching & Training.

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