A principal razão pela qual as nossas caixas de entrada do e-mail consomem uma parcela tão grande de nosso tempo é porque temos pouco controle sobre o número de mensagens que recebemos. Mas podemos controlar o número de mensagens que enviamos. Esse discernimento aparentemente óbvio estimulou uma redução significativa nos e-mails de uma empresa: após os executivos terem reduzido as mensagens enviadas, outros trabalhadores seguiram esse caminho.

Quando a diretoria em Londres da International Power, composta por sete pessoas, quis aumentar a eficiência da empresa, uma análise sugeriu que um excesso de e-mails poderia ser parte do problema. Os executivos, inicialmente, acreditavam que o alto volume era resultante de ações de outros e ficaram surpresos em saber que eles mesmos estavam enviando, em média, 56 mensagens por dia.

Em vez de usar ferramentas de gerenciamento de e-mails para cuidar da sobrecarga, a empresa emprestou o conceito de produção enxuta. Decidiu tratar a comunicação como um processo industrial, reduzindo itens que prejudicavam a eficiência, tais como superprodução e defeitos (mensagens confusas, desnecessárias ou ineficazes, que muitas vezes simplesmente criavam outras mensagens). Agindo com a hipótese de que uma redução na saída de mensagens do executivo resultaria numa redução de saída de mensagens dos empregados, resolveu cortar o número de e-mails enviados pela alta direção em 20%, em quatro meses.

Apesar das apreensões (alguns sentiram como uma intromissão em suas vidas pessoais), os executivos fizeram um treinamento para reduzir o fluxo de e-mails por meio de ações mais conscientes: não encaminhar mensagens, a não ser as estritamente necessárias, limitar os destinatários dos e-mails e escolher a forma de comunicação que seria mais eficiente para realizar a tarefa. Numa ligação telefônica, por exemplo, o tom de voz oferece feedback em tempo real sobre se a mensagem está sendo entendida — algo que falta no canal de baixa banda do e-mail. Expressões faciais e linguagem corporal são mais enriquecedor — por  — são mais enriquecedoras.

Em três meses, as mensagens enviadas pela equipe inteira caíram em 54%. As mensagens dos outros 73 empregados em Londres também se reduziram, mesmo não tendo recebido treinamento nem feedback. Na realidade, essa diminuição foi ainda maior — 64%. O resultado foi um ganho anual de 10.400 horas-homem, o que significa um aumento de 7% em produtividade. As novas práticas logo se enraizaram no comportamento do alto escalão, e as reduções têm-se sustentado há dois anos.

A descoberta de que a redução das mensagens geradas pelos executivos faz com que as mensagens dos subordinados se reduzam ainda mais, sugere uma abordagem simples e barata para cortar o peso dos e-mails e melhorar a eficiência em toda a organização:

Mostre aos executivos como serem mais assertivos no uso de seus e-mails.

Peça para estabelecerem uma meta de redução das mensagens que enviam e inclua-a em suas metas de desempenho. Forneça feedback semanalmente.

Chris Brown e Andrew Killick são profissionais da Modeuro Consulting, em Chester, Inglaterra. Karen Renaud é professora plena na University of Glasgow.

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