Os mais maduros se lembram da época em que ainda não existiam emails… Um pouco mais de 20 anos atrás.

Naquela época a comunicação escrita nas empresas era feita através de memos. Eram manuscritos ou datilografados. E eram entregues pelo office-boy que levava as correspondências de um andar ao outro, de uma sala a outra. Também as secretarias auxiliavam nesta tarefa.

Hoje isto tudo é passado. Vivemos e dependemos da comunicação através dos ditos emails.

Uma nova maneira está surgindo para tirarmos o melhor dos três mundos. Três  porque estamos em uma fase de influência das redes sociais e que está e mudará o nosso comportamento. Temos, portanto,  a geração que conheceu os memorandos, a geração iniciada com os emails, e agora a nova geração que chega com a cultura das redes sociais.

Bem sabemos que o mundo empresarial ainda não está preparado para o convívio com as redes sociais em suas organizações. A não ser  a  área de marketing , que já está tirando proveito para melhorar as relações com consumidores externos.

Olhando pra dentro das empresas, quantas não foram às tentativas de aumentar a colaboração entre os funcionários, e que infelizmente se perderam ou foram bloqueadas nos últimos anos. Quem não se lembra do MSN e do skype que foram liberados para uso geral e depois muitos foram bloqueados por ter se identificado uma queda de produtividade de inúmeros colaboradores. Na prática, infelizmente, os gestores e colaboradores ainda não estavam preparados para este novo modelo e tampouco alinhados com os seus  propósitos muito bem definidos.

Com certeza este será um modelo de futuro, mas precisamos preparar os gestores atuais para esta transição. Não adianta forçar nada. Devemos fazê-la de forma progressiva, gradual, sem traumas.

Para tanto, identifique as lideranças em sua organização. Crie uma conexão interna entre todos, sejam líderes ou colaboradores. No dia a dia comece a  tratar melhor a informação.

Se voltarmos no tempo, antes da existência de emails pouco mais de 20 anos atrás, apesar da quantidade de informação da época ser muito menor, tínhamos um documento único e original, que era datilografado, o tal memorando, que era enviado ao destinatário e obtinha-se o seu visto no mesmo após a leitura, armazenando-o em seguida. Quando necessitava daquela informação recorria-se a via única original do mesmo documento.

Recriamos este conceito recentemente, fazendo uso de todas as tecnologias que estão disponíveis, e gerenciando de fato quem viu, quem não viu, acabando com aquele dilema do não vi seu email. E também temos a possibilidade de vincular a um documento a solicitação de ciência, fazendo o registro eletrônico desta ciência como se fosse uma assinatura sobre o mesmo.

Estamos sugerindo também uma nova abordagem ao antigo processo sequencial do work-flow, onde leva-se dias para ter a aprovação de algo. Que tal falarmos do work-parallel, onde todos os aprovadores veem o documento ao mesmo tempo, e aprovam ou reprovam, ganhando tempo na liberação da informação. Isso sim é que é colaboração, sempre visando o aumento da produtividade e quebrando as barreiras antigamente criadas pelas organizações.

E por fim, aqueles antigos armários ficheiros onde ficavam armazenados os memorandos, agora poderão se transformar no cérebro da empresa (enterprise BRAIN ou eBRAIN) onde serão facilmente recuperados todas as informações relevantes da empresa.

Muito em breve estaremos de fato reencontrando a felicidade, sem o uso dos ditos emails que já cumpriram seu papel nas empresas, mas que passarão a ser coisa do passado para as novas gerações.

 

Julio Augusto Vidotti

CEO da NewAgent, empresa desenvolvedora de plataforma de Comunicação Empresarial, desenvolveu carreira na IBM, foi fundador da BPsolutions, é Alumni AMP da Harvard Business School, e membro do HBS Alumni Angels Club Brazil.

A NewAgent traz ao mercado uma nova proposta de Valorização das Informações Relevantes solucionando o problema de descontrole de uso de emails nas corporações.

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