Comunicação

Descubra o estilo de comunicação do seu chefe

HBR
14 de setembro de 2015

Tentar construir uma relação de sucesso com seu chefe exige habilidade para dialogar. Investidas muito óbvias podem não render o resultado esperado. Por outro lado, é preciso ter firmeza na abordagem.

À medida que se envolve com seu gestor nas atividades cotidianas, procure identificar as mensagens por trás de seu discurso e comportamento. Palavras e atos importam, claro, mas aquilo que está subjacente, não raro, pesa mais do que imaginamos. Ouvidos e olhos atentos fazem muita diferença e podem permitir uma visão mais apurada quando estamos tentando captar o estilo de comunicação do chefe.

Considere a frase “Minha porta está sempre aberta”, que muitos chefes dizem aos funcionários diretos. Essa frase aparentemente óbvia pode ter muitos significados. Confira três exemplos:

Rebecca:

Quando usa as palavras acima, ela fala literalmente. No intuito de favorecer a honestidade e camaradagem, Rebecca permite que as pessoas se aproximem pessoalmente a qualquer momento. Ela diz se sentir revigorada quando um funcionário direto aparece espontaneamente em seu escritório para compartilhar uma ideia. Quando surge um problema, Rebecca gosta de saber imediatamente. Assim, segundo ela, fica mais tranquila, acreditando que todos trabalham como um time. Ela não se sente à vontade quando alguém pede para fechar a porta. De fato, Rebecca se preocupa que este pedido possa ser percebido pelo restante da equipe como um sinal de hipocrisia. Se o caso exige total privacidade, ela prefere reservar uma sala de reunião.

Raul:

Ele espera que as pessoas entendam sua política de portas abertas como uma representação de sua receptividade em relação à equipe, e não de maneira tão concreta. Raul deixa o caminho livre 90% do tempo, mas quando um deadline está próximo, costuma se trancar para se concentrar melhor, principalmente se precisa escrever. Raul prefere que os funcionários o enxerguem como um chefe disponível e de fácil acesso, considerando e-mails e reuniões de equipe formas legítimas para entrar em contato. Se fechar a porta de vez em quando pode parecer hipócrita par alguns funcionários, ele encara essa percepção como: “Falta bom senso”.

Janice:

Ela trabalha em um cubículo com paredes baixas, assim como todos os seus funcionários diretos, de modo que não é possível sequer trancar o ambiente. Para Janice, “portas abertas” é meramente uma metáfora sobre o esforço conjunto. Ela prefere que as pessoas não tenham medo de cometer erros, mesmo na sua frente. Mas também oferece um espaço mental para que possam se concentrar em silêncio e ponderar propostas com cuidado antes de agir. A ideia é que se sintam à vontade para compartilhar ideias que consideram inovadoras. No entanto, Janice espera que apresentem isso por escrito. Para ela, portas abertas não significa uma “resposta imediata”, uma frase que costuma associar com trabalhos desleixados.

Por mais variadas que sejam as interpretações em relação a “portas abertas”, Rebecca, Raul e Janice, pelo menos, dão algumas dicas para seus funcionários. Alguns gestores sequer têm uma política explícita sobre como — e com que frequência — deve ser a comunicação.

Seja qual for o estilo de interação preferido do seu chefe, é provável que você precise fazer uma pequena investigação para descobri-lo. Você pode começar com as perguntas abaixo:

– O meu chefe prefere ouvir ou ler? O primeiro tipo valoriza, antes de tudo, escutar o que aconteceu; para o segundo, um relatório escrito é essencial para começar a discutir o assunto.

– O meu chefe quer ouvir fatos e números detalhados ou apenas uma visão geral? No primeiro caso, é indicado que você se concentre principalmente na precisão e excelência; para quem prefere um panorama da situação, você pode se dedicar em clarear a ideia principal.

– Com que frequência meu gestor deseja ter informações? Alguns preferem receber atualizações em momentos específicos; outros costumam estabelecer limites diferentes para cada projeto, optando por relatórios diários sobre os principais esforços e periódicos para iniciativas secundárias.

As trocas de informações com o seu chefe têm implicações na produtividade. As dicas a seguir podem te ajudar a ser mais eficiente:

– Tente usar linguagem específica para discutir prazos, apontando datas precisas — até mesmo uma hora exata, se for o caso. Evite frases vagas, como “na próxima semana”, “o mais rápido possível” ou “assim que pudermos”.

– Procure abordar com franqueza sobre o que é capaz de dar conta. Na hora de se comprometer com algo, identifique claramente os recursos necessários para começar o trabalho.

– Busque falar explicitamente sobre seus objetivos cada vez que conversar com seu chefe.

– Não precisa se acanhar para pedir mais informações ao seu gestor sobre o que não entendeu. Sinta-se à vontade para perguntar se pode procurá-lo novamente caso acredite ser necessário esclarecer outras questões mais tarde.

Este post é uma adaptação do livro “Managing Up” (20-Minute Series Manager), da Harvard Business Review Press.

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