Ao marcar uma reunião, as pessoas que serão convidadas são tão importantes quanto o assunto que precisa ser resolvido. Incluir pessoas demais – ou de menos- pode ser uma perda de tempo para todos os envolvidos. O trecho a seguir, extraído do livro Running meetings, o ajudará a decidir quem deverá estar na sala de reunião para que seja mais produtiva.

Pode ser fácil recorrer-se ao hábito de convidar um monte de gente para uma reunião – dessa forma, não será preciso identificar quais são os participantes mais importantes, será possível evitar que alguém se aborreça, e assim todos os envolvidos estarão ali no caso de uma decisão, e não será necessário repetir suas comunicações separadamente após a reunião. Ou talvez sua tendência seja querer manter as coisas numa dimensão menor: você pode se ver tentado a convidar somente um pequeno número de pessoas cujas opiniões você mais valorize.

Porém, para que uma reunião seja útil, é preciso ter as pessoas certas –  e somente as pessoas certas-  na sala. Com muitos participantes, você poderá ter dificuldade em concentrar o tempo e atenção de todos e de realizar qualquer coisa; com participantes de menos, pode ser que não tenha em sua sala os tomadores de decisão ou fornecedores de informação corretos.

Ao planejar sua lista de participantes, considere aqueles que o ajudarão a alcançar o objetivo de sua reunião e aqueles que serão mais afetados pelo seu resultado.  É bastante provável que essa seja a combinação de pessoas que oferecerão uma variedade de perspectivas. Despenda tempo suficiente para encaixar de modo metódico os indivíduos em cada uma dessas categorias, para se assegurar de que você inclui as pessoas certas:

  • Os principais tomadores de decisão para as questões envolvidas
  • Aqueles com a informação e conhecimento sobre os tópicos em discussão
  • Pessoas que têm um compromisso ou um interesse em relação às questões
  • Aqueles que precisam saber sobre a informação que você deseja relatar a fim de desempenhar seus trabalhos
  • Qualquer pessoa que será necessária para implementar quaisquer decisões

Sinta-se à vontade para consultar outros interessados para assegurar-se de que fez a lista certa. Com frequência um outro interessado-chave pode lembrá-lo de uma perspectiva que você esqueceu de trazer à baila.

Não é porque o nome de alguém está em sua lista que necessariamente terá de estar na reunião. Quantas pessoas você deve realmente convidar? Não há regras prontas, mas em princípio, uma reunião pequena é melhor no caso de se decidir ou realizar algo de fato; uma reunião de tamanho médio é ideal para brainstorming, e para fins de comunicação e encorajamento, pode-se optar por reuniões maiores. Algumas pessoas utilizam aquilo que se conhece por regra  8-18-1800 como uma diretriz aproximada:

Se você precisa resolver um problema ou tomar uma decisão, convide não mais do que 8 pessoas. Se houver mais participantes, você pode receber tanto input incompatível que será difícil lidar com o problema ou tornar a decisão viável.

Se você deseja um brainstorming, então pode chegar até 18 pessoas.

Se o objetivo da reunião é fornecer atualizações, convide quantas pessoas forem necessárias para receber as atualizações. Todavia, se todos os participantes forem fornecer atualizações, limite o número para não mais do que 18.

Se o objetivo da reunião for encorajar a equipe, pode chegar a 1.800- ou mais!

Se decidir não convidar os indivíduos que classificou como passíveis de serem afetados pelo resultado da reunião, tenha um plano para depois comunicar o conteúdo da reunião aos mesmos.

Esse artigo foi adaptado a partir da série Running Meetings (20-Minute Manager Series) da Harvard Business Review.

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