Ao fim de um dia atarefado, às vezes é difícil descobrir onde o tempo foi empregado. O seguinte trecho extraído do livro  Getting Work Done sugere um processo simples para que você priorize seu trabalho e compreenda como está de fato utilizando o seu tempo.

Quais as metas que você está estabelecendo para o seu trabalho? A forma como você está despendendo o seu tempo está relacionada de fato com essas metas? Sem responder a essas perguntas, fica difícil saber como as muitas tarefas em sua lista devem ser priorizadas, organizadas e por fim realizadas.

Enumere suas metas

O ideal seria que você e seu chefe se reunissem no início de cada ano para formular um conjunto de metas de desempenho. A partir dessa discussão, você deve compreender como aquelas metas se associam às metas e missão da empresa. Você também provavelmente tem suas próprias metas de carreira.  Juntas, elas devem ser algo do tipo “melhorar as habilidades de gestão de pessoas. Gerir seis produtos novos. Administrar os contratos de todos os produtos novos do departamento. Desenvolver habilidades de gestão do pessoal de vendas”.

Ao revisitá-las agora, anote essas metas no papel ou em um aplicativo de anotações, se preferir. Você as utilizará em duas maneiras: primeiro, para priorizar seu trabalho diário; e segundo, para medir o seu progresso (em outras palavras, para servirem de referência àquilo que está realizando e indicarem se as mudanças efetuadas como resultado desse livro são efetivas para você).  Ao se voltar para essa lista regularmente, você será capaz de identificar quais tarefas são mais importantes de serem abordadas de modo que possa se planejar para esse fim.

Monitore seu tempo

Uma vez identificadas as metas, é hora de analisar como você está empregando o seu tempo. Você está trabalhando nas coisas que deveria estar fazendo?—aquelas que permitirão que alcance essas metas-ou está sendo obstruído por tarefas não relacionadas ou crises inesperadas?

A fim de compreender de fato onde você está despendendo seu tempo e identificar se deve ajustar ou não sua carga de trabalho, monitore seu trabalho por duas semanas ao completar o seguinte exercício. Pode ser que você descubra que seus resultados não se alinham com suas metas. A ideia é revelar onde ocorre esse desalinhamento de forma a poder corrigi-lo.

Primeiro, tome nota de suas atividades. Considere isso um despejo da memória e registre tudo que lhe vier à cabeça. Enumere todas as tarefas que desempenha, reuniões que participa e mesmo o tempo que gasta socializando ou procrastinando no trabalho.  Uma olhada na agenda das últimas duas semanas pode te ajudar a ter uma ideia de seu leque de atividades. Uma vez que tiver uma lista complete, divida em categorias amplas de modo a poder monitorar a quantidade de tempo despendido a realizar tarefas em cada categoria.  Algumas categorias a incluir e a serem consideradas:

  • Responsabilidades essenciais:  tarefas do dia a dia que constituem a espinha dorsal de seu trabalho.
  • Crescimento pessoal: atividade e projetos que considera significativos e valiosos, mas que podem não ser parte de suas responsabilidades diárias.
  • Gestão de pessoas: seu trabalho com os outros, incluindo subordinados diretos, colegas e mesmo seus superiores.
  • Crises e incêndios: interrupções e assuntos urgentes que surgem ocasionalmente e sem esperar.
  • Tempo livre: pausas para o almoço e tempo despendido escrevendo e-mails pessoais, navegando na web ou verificando as mídias sociais.  
  • Tarefas administrativas: tarefas necessárias que desempenha todo dia, como a aprovação de fluxos de trabalho ou faturas, ou juntando relatórios de despesas. 

A visualização de seu trabalho dividido em categorias como essas o ajudará a perceber como você está realmente despendendo seu tempo, e lhe permitirá ter uma noção se isso se alinha ou não com as metas identificadas.  .

Em seguida, monitore seu tempo. Uma vez estabelecidas as categorias, comece a monitorar quanto tempo você despende a realizar tarefas em cada uma delas.  Você pode estimar por hora, ou se quiser esmiuçar mais profundamente seus hábitos, pode ser mais minucioso. Para registrar seus resultados, utilize uma ferramenta de monitoramento de tempo ou uma agenda padrão; para analisar esses resultados utilize uma planilha como a exibida abaixo. Enumere cada categoria em sua própria coluna e escreva os dias da semana em cada linha. Calcule o tempo despendido em cada tarefa para cada categoria para as duas semanas seguintes e coloque o valor da soma total nas categorias correspondentes

 

AMOSTRA DE QUADRO PARA MONITORAR O TEMPO DESPENDIDO EM TAREFAS POR SEMANA

Semana c/ término em 14/4 Responsabilidades essenciais Crescimento pessoal Gestão de pessoas Crises e “incêndios” Tempo livre Tarefas administrativas Tempo total/dia
Segunda 2 hrs 1hr 3hrs 0 hrs 0 hrs 2hrs 8hrs
Terça 3 1 4 0 0 2 10
Quarta 7 0 0 1 0 2 10
Quinta 0 3 3 0 0 2 8
Sexta 1 2 0 1 0 2 9
Tempo total/ Atividade 13 hrs 7 hrs 10 hrs 2 hrs 3hrs 10hrs 45hrs
% DO TEMPO 29% 16% 22% 4% 7% 22% 100%

FONTE: 20-MINUTE MANAGER: GETTING WORK DONE (HARVARD BUSINESS REVIEW PRESS, 2014)

 

Nessa altura, você pode estar pensando, sou muito ocupado; não tenho tempo para registrar tudo o que faço. É verdade: esse sistema exige um investimento inicial de tempo e esforço.

Porém, ao registrar suas tarefas e o tempo que leva para concluí-las você será capaz de visualizar claramente onde está despendendo tempo demais e onde é necessário começar a realocar tempo para alcançar suas metas. Se deseja melhorar suas habilidades de gestão de pessoas, por exemplo, pode se dar conta de que dedicar 10 horas por semana não é o suficiente; talvez seja preciso tirar a carga de algumas tarefas administrativas de forma a ter um tempo adicional necessário para essa meta. Ao efetuar mudanças pequenas, deliberadas na maneira como despende seu tempo, você se assegurará de que está investindo a quantia certa de tempo nas tarefas que importam, tornando-se mais eficiente no atingimento de suas metas.

Esse artigo foi  adaptado do livro  20-Minute Manager: Getting Work Done (HBR Press).

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